La escritora: Sophia Rodríguez, coach y mentora financiera para emprendedores, fundadora de Finanzas con Sophia y Emprender para Ganar Academy.
En los momentos de crisis, sólo la imaginación es más importante que el conocimiento. -Albert Einstein.
Sabemos que en tiempo de «crisis» las cosas se ponen muy difícil, los emprendedores dependemos mucho del entorno social y político que nos rodea, y así como hay buenos tiempos, a veces hay tiempos no tan buenos.
Pero, también en tiempo de crisis, surgen oportunidades, y como dice un refrán: «En los tiempos de crisis, unos lloran y otros venden pañuelos». Los grandes cambios siempre vienen acompañados de una fuerte sacudida, no es el fin del mundo, es el inicio de uno nuevo.
Por eso hoy, quiero compartirte estos 6 consejos de finanzas para emprendedores en tiempos de crisis:
#1. Lleva un control de todo.
- Analiza cuáles son los gastos fijos de tu negocio.
Recuerda que el punto de partida para unas finanzas sanas es tener un presupuesto, dicho en otras palabras, podrás visualizar cuáles son tus ingresos, cuáles son tus costos fijos, cuanto representa cada uno de ellos, y cuál es la diferencia entre los ingreso y egresos.
De esta manera podrás saber cuánto dinero deberás destinar quincenal, mensual o semestralmente para cada uno de esos rubros.
Si tus ingresos son irregulares todos los meses, que es lo que suele pasar a la mayoría de los emprendedores, saca un promedio de los ingresos netos que ha tenido el negocio de los últimos 6 meses. Para ellos solo tienes que sumar los ingresos netos y el total dividirlo entre 6.
- Ingreso mes 1: ___________
- Ingreso mes 2: ___________
- Ingreso mes 3: ___________
- Ingreso mes 4: ___________
- Ingreso mes 5: ___________
- Ingreso mes 6: ___________
- TOTAL: ____________ / 6 = ____________ Ingreso neto promedio.
El ingreso neto promedio es que el usarás como referencia para manejar tu presupuesto mensual.
- Lleva registro de todos los ingresos de tu negocio.
El tener un registro de tus ingresos y gastos, te permite tener información valiosísima para tomar decisiones respecto a tu negocio como:
- Saber exactamente cuánto dinero entró y cuánto salió en un determinado período de tiempo.
- Dónde físicamente está el dinero, modo de pagos, fechas.
- Tomar decisiones y pasos a seguir con bases y fundamento.
- Definir el orden de prioridad de tus actividades.
- Realizar ajustes de ser necesarios para controlar gastos.
- Reducir o eliminar gastos innecesarios.
De igual forma el llevar un registro puede significar más dinero en tu bolsillo por las siguientes razones, porque:
- Te ayuda a conocer el comportamiento del flujo de efectivo de tu negocio.
- Te obliga a estar pendiente de tus cobros o cuentas por cobrar, permitiéndote tener el flujo de efectivo en el momento necesario.
- Te alerta de gastos excesivos.
- Te da claridad para saber en qué áreas puedes ahorrar más.
- Conocerás cuánto te gastas por cada proveedor, con los cuales en base a tus números tratar de negociar mejores condiciones de servicio y/o costos. Lo que se puede traducir en una reducción de tus costos y un aumento en la rentabilidad y ganancias.
Toma en cuenta que estos puede que sean muy fluctuantes al principio, pero al menos después de un tiempo llevarás un histórico.
- El registro de ingresos y egresos debe ser diario.
Parte de tener bajo control tus números es la disciplina, es por eso que te recomiendo que el registro de los egresos e ingresos de tu negocio, los hagas diariamente, si te saltas alguna transacción o algún gasto puedes descontrolar las finanzas y traer mucha confusión y pérdida de tiempo.
Si se te hace muy difícil hacerlo todos los días, escoge al menos 1 día a la semana para organizar todos tus recibos, facturas, transferencias, ventas, si lo dejas de hacer por más tiempo, se te hará más dificultoso organizar todo. Es cuestión que armes un mecanismo que se adapte a tu rutina de trabajo.
#2. Busca ayuda “pero la correcta”.
- Usa los conocimientos de otros.
Cuando te hablo acerca de buscar ayuda, es que encuentres personas, mentores, un coach, expertos que te ayuden en las cosas que sabes que estás necesitando un empujoncito, una guía, un consejo, una asesoría, una mentoría.
No trates de hacerlo todo, no digo que no puedas lograrlo, lo que sí estoy segura que te tomará más tiempo y dinero, son dos cosas que nadie quiere ni puede darse el lujo de gastar.
Si puedes de alguna manera acortar ese tiempo de aprendizaje solitario, de ensayo y error, y puedes absorber el conocimiento que otra persona te puede dar, ¡Hazlo!
- Busca alianzas correctas.
Crear alianzas con emprendedores que tengan el mismo cliente ideal que tú, pero que vendan otros servicios o productos.
Busca otros emprendedores, que sabes que tienen en común un cliente ideal, pero que los productos o servicios que ofrezcan sean diferentes a los que ofreces tú.
Ejemplo: Si un emprendedor ingeniero tiene una pequeña constructora, se puede aliar con una diseñadora de interiores o con un arquitecto, y hacer proyectos en conjunto, o llamarse el uno al otro cuando requiere de esos servicios. ¿Me siguen?
Este tipo de colaboraciones, potencia tu negocio muchísimo, ahorrándote tiempo y dinero, además de tener una mayor probabilidad de efectividad.
#3. No gaste más de lo necesario.
- Priorizar
Esto va con tanto con tus finanzas personales, como las de tu negocio, en tiempo de crisis o austeridad, lo mejor es apretarse los bolsillos, y bajar todo a lo que es prioridad.
¿Cómo sé que es prioridad y qué no?, Tú más que nadie conoces tu tipo de negocio, sabes que es lo esencial que necesitas para continuar operando y generando ingresos.
Para llegar a este punto, primero debes haber pasado por el punto #1 de este artículo.
- No te endeudes.
Muchas veces, caemos en deudas innecesarias, por no hacer o analizar mejor las circunstancias, no utilices la deuda como herramienta, utiliza la velocidad de tu flujo de efectivo, no queramos correr antes de gatear. La deuda solo añadiría más riesgo y estrés a tu negocio.
#4. Cobra a tiempo tus cuentas por cobrar.
Si no la estás pasando bien, no puedes darte el lujo de cobrar tus cuentas a destiempo, necesitas ese flujo de efectivo para poder seguir manteniendo el negocio vivo.
Para ellos es importante que cuentes con:
- Políticas de cuentas por cobrar (cuando das tiempo de crédito, o te pagan en cuotas).
El precio de tus productos o servicios, debe considerar los costos ocasionados por cobrar a plazos, tu política de crédito debe incluir una forma de cubrir gastos retrasados, por ejemplo, una aplicación de una tasa de interés por mora.
Toma en cuenta, que es importante conocer a tu cliente antes de aceptar este tipo de forma de pago, lo más recomendable es realizar un contrato de servicios donde se estipulen la información de ambas partes y la formas y fechas de pago.
Después de fijar las reglas, por supuesto que el paso a seguir es ¡aplicarlas! El proceso que te vaya permitir aplicarlas dependerá también del negocio que tengas, por ejemplo, si puede que lo que vendas requiere que le des un gran monto a crédito al cliente, en estos casos debes tratar de conocer y obtener la mayor cantidad de información, estudiar sus antecedentes crediticios, si es buena paga o no.
Pero puede que en la mayoría de los casos te bastará tener un contrato con información de contacto y datos personales de los clientes y los métodos y fechas de pago bien estipulados. ¡Importante que ambas partes lo firmen! Si no, este no tendrá ninguna validez legal, ni compromiso de nada.
Lleva un registro que te ayude a identificar de manera inmediata lo pagos retrasados, y aplica tu plan de acción para recuperar lo que se te debe. Pero la idea es que antes hagas todo lo necesario para no tener que caer en esta etapa, y si caes, tengas las herramientas legales para proceder.
- Medidas que puedes aplicar desde el inicio.
- Otorga un mejor precio o descuento por “pronto pago”. Es recomendable incentivar a tus clientes a realizar sus pagos en forma puntual.
- Intereses de recargo a saldo a aquellos que se retrasen en pagar, o sea que no cumplan con la fecha estipulada para pagar.
- ¡Conoce a tu cliente! recopila toda la información que necesites, en forma digital y/o física. Puede ser a través de un formulario que le envíes.
- ¡Envía y entrega tus facturas a tiempo! Muchas veces nos enfocamos tanto en vender, que se nos olvida todo el proceso después de vender, uno de ellos es estar al día con las cuentas por cobrar.
- Acepta tarjetas débito o crédito. Este punto lo puedes aplicar ya sea si tienes un local, o haces entregas a domicilio, o si vendes a través de una página web. Es importante hoy en día contar con un canal digital para vender en tu negocio.
- Asegúrate que las condiciones de pago sean claras en todas las facturas y en el contrato ¡Que ambas partes los firmen!
- Esmérate en ofrecer siempre un servicio excepcional, un cliente satisfecho siempre tendrá más probabilidades de pagar a tiempo, pero para todo lo demás…aplica tus políticas de crédito o pagos en cuotas.
#5. Revisa y reevalúa tu proyección.
- Proyección de ventas.
Revisa tus estimaciones de venta y reevalúa cuanto necesitarás vender para al menos cubrir tus costos fijos. Y cuánto tendrías que vender para comenzar a obtener ganancia.
Ten cuenta las que puede que las circunstancias desde cuando hiciste tu proyección anual, hayan cambiado por factores externos como sociales, políticos, económicos del país donde está tu negocio.
En base al consejo #3 de este artículo, donde sabes ya que gastos son prioritarios, podrás tomar mejores decisiones en base a tus nuevas proyecciones de ventas, al igual que las estrategias que vayas a poner en marcha de marketing para cumplir con tus metas de ventas.
#6. Piensa que puedes hacer, que otros estén necesitando en este momento.
Recuerdas que: «En los tiempos de crisis, unos lloran y otros venden pañuelos». Los grandes cambios siempre vienen acompañados de una fuerte sacudida, no es el fin del mundo, es el inicio de uno nuevo.
Trata de pensar qué puedes hacer para ayudar a tu cliente ideal y encontrarte en el punto donde está en estos momentos de crisis.
¿Más claro que esto? ¿qué? ¡A ponerse creativos!
Sophia
Coach y Mentora Financiera para Emprendedores
