Autora: Sophia Rodríguez – Coach Financiera y Mentora de Negocios

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Qué es el flujo de efectivo y por qué es importante registrarlo

Podrías llegar a pensar que llevar un registro de ingresos y egresos de tu negocio no es tan prioritario, pero en el momento de la verdad: ¿cómo sabrás cómo te fue numéricamente en el día, en la quincena, en el mes o en el año? Recopilar esta data día a día, cuando somos emprendedores, puede resultar un poco tedioso, más aún si no te gustan los números. Pero te cuento un secreto: ¡estos números son tus mejores aliados!

Te voy a decir por qué querrás registrar cada centavo que entra y sale de tu negocio, ¡al punto que te gustará hacerlo!

La tranquilidad financiera viene de entender y conocer tus números

Desde el principio, tener BAJO CONTROL las finanzas de nuestro negocio empieza por la recopilación de toda la data, o información, de cada centavo que ingresa y que sale de nuestra cuenta bancaria.

¿Qué es un flujo de caja?

El flujo de caja es un informe financiero que presenta un detalle de los flujos de ingresos y egresos de dinero que tiene una empresa en un período dado.

Algunos ejemplos de ingresos son los ingresos por venta, el cobro de deudas, de alquileres, el cobro de préstamos, de intereses, etc.

Ejemplos de egresos o salidas de dinero son el pago de facturas, el pago de impuestos, el pago de salarios, los préstamos, los pagos de intereses, el pago de deudas, los pagos de servicios de agua o luz, etc.

La diferencia entre los ingresos y los egresos se conoce como saldo o flujo neto y, por lo tanto, constituye un importante indicador de la liquidez de tu negocio. Si el saldo es positivo, significa que los ingresos del período fueron mayores a los egresos (o gastos); si es negativo, significa que los egresos fueron mayores a los ingresos.

Las 3 ventajas principales del registro de flujo de efectivo

1. Conocer tus finanzas.

Una jefa que tuve en unos de mis primeros trabajos, cuando era más joven, y a la cual aprecio mucho pues aprendí mucho de ella, una vez me dijo: “Sophia, tienes que saber todo lo que puedas; porque el que tiene el conocimiento, tiene el poder”. Esas palabras nunca se me han olvidado, y aplico su consejo para todo, hasta el día de hoy. Tener un registro de tus ingresos y gastos te permite tener información valiosísima para tomar decisiones respecto a tu emprendimiento, tales como:

  • Saber exactamente cuánto dinero entró y cuánto salió en un determinado período de tiempo.
  • Dónde está físicamente el dinero, cuáles son los modos de pagos, cuáles son las fechas que debes tener siempre presentes.
  • Tomar decisiones con conocimiento real de tu situación y establecer pasos a seguir, con bases y fundamento.
  • Definir el orden de prioridad de tus actividades.
  • Realizar ajustes, de ser necesarios, para controlar gastos.
  • Reducir o eliminar gastos innecesarios.

2. Llevas más organizada la contabilidad.

Cuando llega el momento de hacer nuestras declaraciones de renta y pasarle la información que necesita el CPA (contador público autorizado), todo es mucho más rápido y fácil.

Tu registro debe ir corroborado o respaldado por un archivo físico y/o digital, con la documentación de recibos, facturas y comprobantes de pago de lo registrado.

De esta manera te aseguras de pagar exactamente la cantidad de impuestos que te corresponde, no más ni menos.

3. Posibilidad de tener mayores ingresos.

Te puedo asegurar que llevar un registro significa la posibilidad de generar más ingresos por las siguientes razones:

  • Te ayuda a conocer el comportamiento del flujo de efectivo de tu negocio.
  • Te ayudará a estar pendiente de tus cobros o cuentas por cobrar, permitiéndole tener el flujo de efectivo en el momento necesario.
  • Te alerta de gastos excesivos.
  • Te da claridad para saber en qué áreas puedes ahorrar más.
  • Conocerás cuánto te gastas por cada proveedor y podrás negociar mejores condiciones de servicio y/o costos con base en tus números… Lo que se puede traducir en una reducción de tus costos y un aumento en la rentabilidad y ganancias.

Algunas recomendaciones importantes para que lleves un registro sano.

  • Lleva un control de todas tus ventas del día para conocer tus ingresos diarios.
  • Lleva el control de todos los gastos, tales como compras, pagos a proveedores, viáticos: todo lo que sea egresos del negocio.
  • Si eres el que lleva las finanzas, aparte de todo lo demás, agenda al menos 2 días al mes para actualizar, revisar y cotejar tu registro.
  • Lleva física y/o digitalmente el respaldo de facturas, recibos y comprobantes de pago de lo que hayas registrado.
  • Puedes apoyarte con software especializado, gratuito o pago, para llevar un mejor control.

Hay gastos que son necesarios para que tu negocio funcione, no puedes ni debes ahorrar en ellos. Sin embargo, tener un registro de ingresos y egresos es una herramienta que, si la utilizas de manera correcta, te servirá como un mapa para saber si tienes gastos innecesarios, en dónde estás gastando de más, podrás ver los gastos que más afectan tus ganancias y trabajar para reducirlos, siempre y cuando no se vea afecta la calidad de tus productos o servicios. Siempre hay que tener cuidado con no afectar la percepción de valor del cliente.

“Conocer tus números es equivalente a conocer tu negocio”

Una de las cosas que he visto que pasa con los emprendedores es que evaluar y mirar la parte financiera del negocio, conocer sus números, y asegurarse de que están proyectando hacia dónde se dirigen, es algo que raramente sienten como una urgencia.

Ciertamente, esa actitud no es algo conveniente para ningún emprendedor y, como resultado, sienten que hay otras cosas que necesitan de su atención inmediata. La consecuencia es que la evaluación financiera siempre termina siendo postergada y dejada a un lado.

No esperes a que te sobre el tiempo para ponerte al día con tus cuentas; eso es algo que tienes que hacer diariamente, semanalmente o, en el peor de los casos, mensualmente. Es la única manera de tener el control de tu negocio.

Cualquiera que sea la frecuencia o ritmo con que lo hagas, tienes que hacerlo porque… ¡hay que hacerlo si es que quieres tener un negocio próspero y con posibilidades de crecimiento!

Puedes descargar la guía y una plantilla para crear tu flujo de efectivo hoy. Haciendo clic aquí: ¡Descargar la guía y la plantilla!